Ordner, Aktenschränke und Zettelwirtschaft kosten Zeit. Mit einem Dokumentenmanagement-System legen Sie Belege, Verträge, Rechnungen und E-Mails an einem Ort ab und finden sie über die Suche sofort wieder. Ich berate Sie zu ecoDMS, einer Lösung für die digitale Dokumentenarchivierung.
Was ecoDMS leistet
- Ablage: Scans, Office-Dateien, E-Mails und Bilder per Drag-and-Drop, Plugin oder automatischem Import speichern
- Volltextsuche: Inhalte und Metadaten durchsuchen, bei gescannten Dokumenten dank Texterkennung (OCR)
- Bearbeitung: Vorschau, Notizen und Stempel im PDF-Editor, Weiterleitung an Zuständige; Änderungen werden als neue Version gespeichert
- Rechte: rollenbasierte Berechtigungen legen fest, wer Dokumente sehen, bearbeiten oder freigeben darf
- Unveränderbar archiviert: Dokumente werden unveränderbar abgelegt, alle Aktionen werden protokolliert, Aufbewahrungsfristen sind hinterlegt
Zugriff von überall
Sie arbeiten über Webclient, Desktop-Programm oder die ScanApp – im Büro, unterwegs und im Homeoffice. ecoDMS läuft laut Hersteller unter Windows, Linux, macOS und auf NAS-Systemen und ist auch mit Smartphone und Tablet nutzbar.
Rechtssicher und nachvollziehbar
Der Hersteller beschreibt die Anforderungen von GoBD und DSGVO als technisch abgedeckt. Für Ihren Betrieb heißt das: Belege, Rechnungen und Schriftverkehr lassen sich geordnet, nachvollziehbar und unveränderbar aufbewahren – auch in Verbindung mit Ihrer Kasse. Wie Sie die Aufbewahrung in Ihrem Betrieb im Detail regeln, stimmen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater ab.
Für wen eignet sich ecoDMS?
- Einzelhandel, Gastronomie und Dienstleister mit vielen Belegen und Rechnungen
- Betriebe, die Rechnungen prüfen und freigeben (Abläufe lassen sich mit dem Add-on WORKZ abbilden)
- Unternehmen, die Post, E-Mails und Verträge nicht mehr in Ordnern sammeln wollen
Das biete ich Ihnen
- Persönliche Beratung: Welche Variante passt zu Ihrem Betrieb?
- Einrichtung und Einweisung – siehe Installation
- Kostenloser Test: ecoDMS lässt sich laut Hersteller mit nahezu allen Funktionen der Vollversion testen
- Persönlicher Ansprechpartner bei Fragen – siehe Hotline & Support
Mehr zu den Produkten und Editionen finden Sie beim Hersteller unter ecodms.de. Weitere Themen rund um den digitalen Betrieb finden Sie unter Digitalisierung.